Bearbeiten von „BuFaTa“

Falls ihr nicht wisst, was eine ZKK/Bufata ist, und ihr mit den Wörtern Koma, Zapf und Kif die trivialen Assoziationen habt dann habt ihr hier eh nichts verloren.
Falls ihr jemeils eine ZKK/Bufata ausrichten wollt: Tut es nicht, das ist Wahnsinn.
Falls ihr wahnsinnig seid, und es trotzdem tun wollt, na gut hier die Anleitung:
Diese Anleitung mag sich auch für die Organisation anderer Großereignisse eignen ;-)
Diese Anleitung wurde durch qualifizierte Leute zusammengestellt, die Skill haben, und sich mit vielen Schlauen Menschen ausgetauscht haben, die super viel Erfahrung haben.

== BUFATA/ZKK Orgainfos:==

# Ihr braucht Zeit!!! Beginnt die Planung etwa so 2 Jahre im Vorraus. 
# Ihr braucht Manpower: hohlt die HUB, TUB, und am besten auch noch Potsdam mit an Bord! 
# Konsensprinzip und so sind ja ganz schön, aber bei sowas großem braucht es 

=== Hierarchie!!! ===
* Level1: OrgaOrga(4-6 Leute), Die welche ein Semester kein leben haben werden, die im Zweifel die entscheidungen treffen, entscheidungen von Level1 werden nicht in frage gestellt. Sind die ganze ZKK per Phone und Mail 24/7 erreichbar!!! Sie haben den langen Plan, und koordinieren die andere Orga. müssen extrem zuverlässig sein. Sie sorgen für Reibungslose Komunikation zwischen den einzelnen Expertenteams

* Level2: Experten(2-5 pro gebiet) die auch extrem zuverlässig sein, und auch extrem kreativ. es gibt dann jeweils ein Team für:
** Schlafplätze, 
** AKs, 
** Exkursionen und Partys 
** Essen und Trinken
** Räumlichkeiten, 
** Finanzen, 
** Sponsoren und Spenden, 
** Technik und Ausrüstung, 
** Kommunikation mit Amt, Uni und Profs
** Anmeldungssystem und Einladungen
** Webinfastruktur
** + Andere Teams, von dennen ihr unterwegs feststellt, dass ihr die braucht.
 
* Level3: Aushilfe(zusätzliche etwa 50 Leute): andere FSI-Mitglieder aus den Beteiligeten Unis, die während der ZKK für Nachtwachen, Kochdienste, oder sonstiges verpflichtet werden können, oder während der Orga bei besonders arbeitsintensiven Teilen den Experten unter die Arme greifen können.
 
* Level4: Externe Helfer: ZKK Teilnhemer, die bereit sind während der ZKK eine Schicht irgendwo zu übernehmen. 
** Wichtig: hierarchische Kommunikation: jeder meldet sich nur seinem im Augenblick direkten Vorgesetzten, damit niemand von Informationen erschlagen wird, oder Infos kriegt, mit dennen er nichts anfangen kann.
** Wichtig: OrgaOrga handelt nach dem Motto: Was nicht Wie!
** Kurz: Sagt was ihr wollt, das realisiert wird, und überlasst den damit verantwortlichen alle Entscheidungen, wie er das Ziel erreicht. Das setzt ungeante Kreativität frei.

== Komunikation: ==
* Redmine hilft sehr. Für die Gesamtorga, und um alle Aufgaben zu managen, und zu schauen, was schon 

* Dort alle Arbeit wird in Pads dokumentiert. Und auch die Komunikation wird über Pads abgewickelt, damit alles nachvollziebar bleibt. Mails nur dazu verwenden, Leute zu erinnern oder zu kontaktieren. alle Mails in ein Pad kopieren, zwecks Aufzeichnung

* Phone: Es muss ne Telephonliste aller Orga und Expertenteams geben, um Leute bei bedarf sofort anrufen zu können, und die Antwort dadurch binnen Minuten zu erhalten. Sobald die ZKK losgeht, ist das Telephon das primäre Komunikationsmittel.

* Alle die sich mit den obigen Techniken nicht auskennen brauchen einen Techlehrgang!

* Lasst euch von irgendwem(Tkom, Vodafon) 100 Althandys samt Simkarten für die 2 Wochen um die Veranstalltung rum spenden die nur Telefonieren und sms schreiben können.(der Aku von solchen hällt ewig im gegensatz zu Smartphones) speichert dort alle Nummern ein, damit jeder jeden erreichen kann.

* Besucht viele Bufatas, besucht die AK Orga, AK MetaOrga, AK Orgaorga, und so weiter da gibt es nähmlich noch mehr Tipps dazu von Leuten die es gerade gemacht haben. Außerdem wollt ihr eure Bufata rechtzeitig ankündigen, sodass die Leute wissen, ah, in einem Jahr gehts nach Berlin zur ZKK. Außerdem könnt ihr euch mit den Vereinen der Koma, Zapf, und Kif austauschen, die euch gerne dabei behilfreich sind.

== Aufgaben: ==
=== Schlafplätze: ===
* Sollten unbedingt sehr früh feststehen, ist das größte Problem. klärt vorher unbedingt den Brandschutz ab, und lasst euch alles Schriftlich geben. Bei so einer Veranstalltung meint leider jeder Mitreden zu dürfen, diverse Ämter, Unipräsidium, Diverse Behörden, BRANDSCHUTZ!, etc. 

=== AKs: ===
* AKs frühzeitig sammeln, sowohl von euch, als auch von den Teilnehmern, LIste mit AKs frühzeitig verfügbar machen...

=== Exkursionen und Partys ===
* Sollte nicht all zu schwer sein, einfach kreativ sein, und Leute finden die dass machen wollen.

=== Essen und Trinken ===
* Macht euch klar dass wir hier von 90-600 Leuten reden, je nachdem was genau ihr plant. Es muss für jeden Tag was da sein, es muss Getränke und Naschereien gegen Kase des Vertrauens geben. Ihr müsst die Mate und Kaffeevorräte der Region aufkaufen(mehr oder weniger). Immer sowohl Vegan als auch richtig(mit FLEISCH!!!) zur verfügung stellen, denn dass ist keine kleine SoFa, sondern eine Bufata, und da gibt es auch Leute die anders ticken als Ihr. Um nicht immer Katering bezahlen zu müssen, könnt ihr die Leute einmal mit Mensagutscheinen zur Mensa schicken, und auch ein mal Grillen, da freuen sich alle drüber. Beliebt ist auch am ersten Tag ein Empfang mit Chilli.

=== Räumlichkeiten: ===
* Siehe Schlafplätze. Ihr braucht sowohl Seminarräume für die AKs, als auch grpße Aufenthaltsräume für alle zum Chillen, in dennen mann bis Nachts um 5 Karten spielen kann.

=== Finanzen: ===
* Fragt bei dem Bundesministerium für Forschung und Bildung nach Förderung an, die Zahlen richtig ordentlich pro Teilnehmer pro Tag, dazu noch Teilnehmerbeiträge(20-30€ pro Person insgesammt solltet ihr einplanen). Es führt kein Weg daran Vorbei das ihr einen offiziellen Verein gründet, über den die ganzen Finanzen offiziell laufen können. Das Problem ist dass reicht dicke nicht, daher müsst ihr auch den nächsten Punkt machen:

=== Sponsoren und Spenden: ===
* Vielen Unternehmen ist es egal ob sie Sponsorn oder Spenden, das Sponsorn ist sogar Abrechnungstechnisch schwieriger. Daher fragt einfach mal nach Spenden(Spender werden natürlich dankenswerterweise irgendwo erwähnt). Fragt nicht sofort nach konkreten Summen, oder wenn doch, seid ruhig frech. Denn selbst ein kleiner halbwegs erfolgreicher Mittelständler kann einfach mal so 5000€+ an Spenden locker machen. Für ihn kein Problem, denn da ihr ein Toller Verein seid, setzt er die Spende als Verlust von der Steuer ab, und hat selbst effektiv fast nichts bezahlt. Fragt eure Proffs um Hinweise, wenn mann um Spenden oder Sponsoring fragen könnte. Da die regelmäßig Drittmittel einwerben, haben Sie konnection und Erfahrung dabei, und können euch an Leute weiterleiten, die sowas gerne finanzieren.

=== Technik und Ausrüstung: ===
* Neben den Angesprochenen Teamhandy braucht ihr an Ausrüstung: Praktisch alles was ihr euch nur irgendwie vorstellen könnt. Kühl/Gefrierschränke für die Getränken und das Süße, Kaffemaschiene(wichtig), Musikanlage für Spontane Partys(passiert), Beamer, Wlan-Infrastruktur(500 Leute überlasten ein normales Wlannetzt im Handumdrehen, da müsst ihr oderntlich kapazitäten schaffen.) Kabeltrommeln, und ein Stromnetzt dass 500 Geeks mit Rechnern aushält, und noch viel mehr.

=== Kommunikation mit Amt, Uni und Profs: ===
* Ein guter Trick ist es zu versuchen erstmal direkt die  oberste Instanz anzusprechen und von der Idee zu überzeugen, und Sie  dann nach unterstützung it den unteren Instanzen zu fragen. Wenn der  Bezirksbürgermeister bei einer Behörde anfragt wie etwas möglich ist,  dann wird plötzlich unmögliches möglich. GANZ WICHTIG: lasst euch alles  IMMER schriftlich geben!!!

== Anmeldungssystem und Einladungen: ==
* Jede Bufata designt sich quasi ein neues Anmeldungssystem. Dass muss nicht sein, fragt doch einfach nach, ob ihr das der letzten Bufata verwenden dürft(angepasst), eure Infos werden sich freuen, wenn sie dass Anmelde und EInladungssystem nicht von Grund auf selbst bauen müssen. Aber vielleicht wollen Sie dass auch.
* So 2-3 Bufatas vorher ankündigen, dass ihr dann und dann eine Bufata/ZKK macht. Rechtzeitig Einladungen mit allen Daten verschicken(5-4 Monate vorher), Anmeldungen rechtzeitig entgegennehmen(4-2 Monate Vorher). Weitere Informationen rechtzeitig verschicken: (2-1 Monat vorher). 2 Anmeldephasen: Zuerst die Verteilte Anmeldung, damit alle Fachschaften 2 Leute garantiert entsenden können. Und dannach die restlichen Plätze freigeben, denn es gibt Fachschaften die reisen mit 2 Leuten an, und solche die mit 20 anreisen. und dann ist 2+18 besser als 0+20.
* Ihr müsst euch eine Liste aller Fachschaften in ganz deutschland besorgen und diese per Mail und Post informieren. Fragt auf den vorherigen Bufatas nach den Listen bei den Organisatoren, dann müsst ihr dass nicht für die 300 Unis und FHs in Deutschland/Österreich/Schweitz selbst machen.

== Webinfastruktur: ==
* Sie Punkt 1 von Anmeldesystem.

== Wärenddessen: ==
* Was ihr währenddessen braucht:
# alle müssen per Telephon erreichbar sein
# Es muss immer einen Fahrer mit Auto geben für alle Fälle
# Es muss 24/7 ein Infopoint besetzt sein, wo die Gäste sich Infos hohlen können. Dort muss ne Qualifizierte Person sein.
# Es muss 24/7 ein Telephonisch erreichbares Büro besetzt sein, dass den Überblick hat, bei Fragen vom Team sofort erreichbar ist, und die Ganze Veranstalltung organisiert. Hier werden Schichtpläne spontan umgelegt und alles andere was an OrgaOrga spontan anfällt.

== Danach ==
* Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

* In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

* Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

* Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

* Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

== Wichtiger Link / Quelle für "Danach" ==
* Die Zapf hat auch coole Infos: https://zapf.wiki/HowTo_ZaPF